HOE HEB JE DE EERSTE WEKEN AANGEPAKT?
Intern hadden we voordien al gewerkt aan een nieuw aanpakplan voor de afdeling syndic. Je kan het zien als een volledige reset, gestart van ons punt A (waar staan we nu) naar ons punt B (waar willen we naartoe) op het vlak van interne organisatie, efficientie, werking, uistraling en klantentevredenheid. Deze reset hebben we omgezet in een concreet stappenplan die we nu met het team aan het uitrollen zijn. Één van de eerste stappen in ons stappenplan is de herverdeling van onze gebouwen. Bijvoorbeeld: elk gebouw waar Servimo Syndicus is, is nu gelinkt aan een beheerder van het dichtsbijzijnde kantoor. Voorheen kon het voorkomen dat ons kantoor in St-Idesbald gebouwen beheerde in Nieuwpoort. Dit was niet efficient. Noch voor de beheerder, noch voor de eigenaar.
HOE ZIET JOUW DAG EN WEEK INDELING ERUIT?
Wekelijks overleg ik met Vincent Beuten (CEO en manager verkoop) en Emilie Collard (COO en manager vakantieverhuur). We bespreken o.a. de voorgaande week , de komende week, wisselen vragen en ideeën uit en pakken problemen aan waartegen we aanlopen.
Alsook ben ik elke weekdag aanwezig in een verschillend syndickantoor. Zodanig kan ik wekelijks met iedere beheerder de voorbije algemene vergadering overlopen, actiepunten hieraan koppelen, de komende vergaderingen voorbereiden en overkoepelend ideeen uitwisselen.
Op zaterdag zijn er de algemene vergaderingen, soms acht op één dag. Hierdoor kan ik jammergenoeg niet altijd op elke vergadering fysiek aanwezig zijn. Toch ben ik telkens betrokken in de voorbereiding en de opvolging van iedere AV.
Maandelijks hebben we een overkoepelend teamoverleg. Dit is het moment om ervaringen uit te wisselen, rechtspraak en nieuwe wetgeving te bespreken en de volgende stappen van ons aanpakplan te bepalen. Dit, het beantwoorden van klanten en het uitschrijven van werkprocessen waarbij uniformiteit een belangrijk punt is, zijn zowat mijn belangrijkste taken.
"Getting things done is voor mij het leukst"
WAT IS DE DOELSTELLING?
De focus ligt op het verhogen van de klantentevredenheid en communicatie. Zowel op onze afdeling verkoop, jaarverhuur (www.era.be/servimo) als onze afdeling vakantieverhuur (www.servimoholidays.be) zijn we lokaal marktleider. Deze positie hebben we bereikt door een resultaatgerichte aanpak, constant de vinger aan de pols te houden met tevredenheidsenquetes, innovaties, investeringen en interne opleidingen. Hetgeen goed werkt op onze andere afdelingen, hebben we nu overgezet naar onze afdeling Syndic*.
*We zijn met onze afdeling syndic de grootste syndicus aan Westkust met 12 medewerkers verdeeld over 4 syndickantoren. Dit mag wat meer in de verf komen, we mogen wat meer smoel krijgen.
CONCREET, HOE ZIE JE DIT?
Qua tevredenheid verzenden we binnen 3 weken een enquete naar alle leden van de raad van mede-eigendom. Een nulmeting waarbij we de input zullen koppelen aan ons plan van aanpak die al in uitvoering is. Vanaf september zal er na elke algemene vergadering eveneens een enquete verstuurd worden naar alle eigenaars die peilt naar de tevredenheid.
Qua communicatie gaan we voor een nauwer contact met de raad van mede-eigenaars. De week na de algemene vergadering verzenden we telkens de verslagen naar de eigenaars en verzenden we een stand van zaken naar de raad. We zitten ten minste al na zes maand samen met de raad om o.a. de lijst met uitgevoerde en nog uit te voeren taken te overlopen. Om korter op de bal te spelen gaan we in de nabije toekomst actiever gebruik maken van onze syndic online en een sms-dienst omdat niet iedereen in de mogelijkheid heeft om actief zijn mails op te volgen. bijvoorbeeld ingeval van een defecte lift.
Qua uitstraling staat een volledige rebranding klaar voor Servimo Syndic. Een nieuw logo, nieuwe kleuren, syndicpanelen, briefpapier, website etc. Dit rollen we uit tijdens de zomervakantie.
"We willen echt een bladzijde omdraaien en zowel qua werking als uitstraling vernieuwen en op een hoger niveau spelen"
Qua werking: een uniforme werking in onze 4 syndickantoren aan de Westkust met 2 extra pakketten software die onlangs werden aangeschaft. De nieuwe software zal zorgen voor de digitalisatie van repetitieve werkprocessen waardoor werkefficientie kan worden gegarandeerd.
WAT IS VOOR JOU HET LEUKSTE AAN DE JOB?
Het kunnen actief meewerken aan de ganse vernieuwing van deze afdeling en het kunnen oplossen van problemen. De grootste voldoening is een geslaagde raad van mede-eigenaars en algemene vergadering waarbij eigenaars tevreden zijn over het beheer van de gemeenschappelijke delen.
