VOICI VIRGINIE DEBRYCKE, NOTRE NOUVELLE MANAGER SERVIMO SYNDIC DEPUIS MARS !

Virginie Debrycke est officiellement passée de la vente de biens immobiliers à sa nouvelle fonction de Manager Servimo Syndic dep le 1er mars 2022, en remplacement de M. Frederik Luyssaert.

BONJOUR VIRGINIE, CELA FAIT QUELQUES MOIS QUE TU AS PRIS TES NOUVELLES FONCTIONS DE RESPONSABLE SYNDIC. COMMENT S'EST PASSÉ TON DÉMARRAGE ?

C'était une immersion dès le premier jour. Le contact actuel avec les propriétaires n'était pas optimal car nous venions d'une longue période COVID avec une interdiction de réunion. Nous avons également dû faire face à une forte rotation de personnels dans le département (Syndic est également une profession en pénurie) et à un redémarrage difficile suite à un manque de matériel de la part de nos fournisseurs et à un manque de personnels.

COMMENT AS-TU GÉRÉ LES PREMIÈRES SEMAINES ?

En interne, nous avions déjà travaillé sur un nouveau plan d'approche pour le département du syndic. Vous pouvez le voir comme une remise à zéro complète, en partant de notre point A (où sommes-nous maintenant) pour arriver à notre point B (où voulons-nous aller) en termes d'organisation interne, d'efficacité, de fonctionnement, d'apparence et de satisfaction du client. Nous avons traduit cette réinitialisation en un plan concret, étape par étape, que nous mettons actuellement en œuvre avec l'équipe.

L'une des premières étapes de notre plan par étapes était la redistribution de nos bâtiments.
Par exemple, chaque bâtiment où se trouve un Servimo Syndic  est désormais relié à un responsable du bureau le plus proche. Auparavant, il pouvait arriver que notre bureau de St-Idesbald gère des immeubles à Nieuport. Ce n'était pas efficace. Ni pour le gestionnaire, ni pour le propriétaire. 

 

À QUOI RESSEMBLE TON EMPLOI DU TEMPS AU QUOTIDIEN ET HEBDOMADAIRE ?

Chaque semaine, je rencontre Vincent Beuten (CEO et responsable des ventes) et Emilie Collard (COO et responsable des locations de vacances et à l’année). Nous discutons de la semaine précédente, de la semaine à venir, échangeons des questions et des idées et abordons les problèmes que nous rencontrons.

Ensuite chaque jour de la semaine, je suis présente dans un bureau différent,  afin de passer en revue la dernière réunion générale avec chaque responsable, y associer des points d'action, préparer les prochaines réunions et échanger des idées dans tous les sens.

Le samedi, il y a les assemblées générales, parfois huit en une seule journée. Malheureusement, cela signifie que je ne peux pas toujours être physiquement présente. Néanmoins, je suis toujours impliquée dans la préparation et le suivi de chaque assemblée.

Chaque mois, nous avons une réunion d'équipe. C'est le moment d'échanger nos expériences, de discuter de la jurisprudence et de la nouvelle législation et de déterminer les prochaines étapes de notre plan d'approche. L'uniformité du fonctionnement est primordiale, les réponses aux questions des clients et la description des processus de travail étant des points importants.

 

 "Faire les choses bien est ce qu'il y a de plus enrichissant pour moi"

 

QUEL EST L'OBJECTIF ?

L'accent est mis sur l'amélioration de la satisfaction des clients et de la communication.  Nous sommes le leader du marché local dans nos départements de vente, de location annuelle (www.era.be/servimo) et de location de vacances (www.servimoholidays.be). Nous avons atteint cette position grâce à une approche axée sur les résultats, en restant constamment à l'écoute grâce à des enquêtes de satisfaction, des innovations, des investissements et des formations internes. Ce qui fonctionne bien dans nos autres départements, nous l'avons maintenant transféré à notre département Syndic*.

*Avec notre département syndic, nous sommes le plus grand syndic de la côte de l’ouest  avec 12 employés répartis sur 4 bureaux  et nous voulons le mettre plus en évidence.

 

CONCRÈTEMENT, COMMENT VOYEZ-VOUS CELA ?

En termes de satisfaction, nous allons envoyer une enquête à tous les membres du conseil de copropriété d'ici trois semaines. Il s'agit d'une mesure de référence pour laquelle nous relierons les données à notre plan d'action qui est déjà en cours de mise en œuvre. À partir de septembre, après chaque assemblée générale, nous enverrons également une enquête à tous les propriétaires pour mesurer leur satisfaction. 

En termes de communication, nous visons  pour un contact plus étroit avec le conseil de gérances. La semaine suivant l'assemblée générale, nous enverrons les rapports aux propriétaires et une mise à jour au conseil de gérances. Nous allons réunir le conseil de gérance au moins tous les six mois pour passer en revue la liste des tâches effectuées et de celles qui restent à effectuer. Dans un avenir proche, afin d'être plus réactifs, nous utiliserons plus activement notre service syndic online et SMS car tout le monde n'est pas en mesure de suivre activement ses e-mails, par exemple en cas de panne d'ascenseur.

En termes d'apparence, un rebranding complet est prêt pour Servimo Syndic. Un nouveau logo, de nouvelles couleurs, de nouveaux  panneaux, du nouveau papier à lettres, un nouveau site web, etc.  Nous le mettrons en place pendant les vacances d'été. 

 

"Nous voulons vraiment tourner la page, nous renouveler et jouer à un niveau supérieur, tant en termes de fonctionnement que d'apparence."

 

En termes de fonctionnement : un fonctionnement uniforme dans nos 4 bureaux de syndic de la côte ouest avec 2 nouveaux  paquets supplémentaires de logiciels  syndic récemment achetés. Le nouveau logiciel assurera la numérisation des processus de travail répétitifs, garantissant ainsi l'efficacité du travail.

 

QU'EST-CE QUI TE PLAÎT LE PLUS DANS CE TRAVAIL ?

Être capable de participer activement à l'ensemble du renouveau du  département syndic et de résoudre les problèmes. La plus grande satisfaction pour moi est d’avoir une assemblée générale réussies et que nos propriétaires soient satisfaits de la gestion des parties communes.

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